Você chega 5 minutos antes, mas a reunião começa com 15 minutos de atraso. Há pessoas demais na sala, muitas das quais sequer precisariam estar ali, e outras que foram chamadas em cima da hora. A pauta, quando há uma, não é respeitada. Discute-se vários tópicos, mas, ao final, a única decisão tomada é a de que será preciso… agendar uma nova reunião.
Durante workshops sobre produtividade e gestão do tempo que conduzimos na Arquitetura RH, as reuniões aparecem, quase unânimes, como uma das maiores fontes de desperdício de tempo nas organizações. Mas por que elas são assim tão ruins? Neste artigo, vamos discutir oito pontos para ajudá-los a organizar – e participar de – reuniões mais produtivas.
01. Precisamos mesmo de uma reunião
Vários assuntos não só podem, como devem ser conduzidos em um contexto diferente. Revisão de documentos, por exemplo. Quando uma reunião é organizada para este propósito, a tendência é de que as pessoas se dispersem rediscutindo decisões que já foram tomadas e desperdiçando tempo com ajustes de palavras e pontuação. O ideal é que o documento seja compartilhado com antecedência, a fim de que todos tenham tempo hábil de lê-lo, levantar pontos de dúvida e, só então, realizar uma reunião de alinhamento dessas especificidades – caso realmente necessário. Há reuniões, no fim das contas, que poderiam muito bem ser substituídas por um simples e-mail.
02. Defina previamente a pauta de discussão
Sendo a reunião realmente necessária, estabeleça uma pauta e certifique-se de que ela seja informada previamente a todos os participantes. Se o convite para a reunião for feito através de calendários e aplicativos digitais, use o campo “assunto” ou “descrição”, para explicitar, de maneira breve e objetiva, o que deverá ser tratado nesse encontro. Isso é importante para que as pessoas tenham tempo de se preparar para a discussão, pesquisando ou consultando os materiais que julgarem necessários, além de separar informações relevantes para compartilhar. Mas seja realista: a quantidade e complexidade de tópicos deve ser compatível com o tempo programado.
03. Convide apenas as pessoas chave
Certifique-se de que as pessoas que têm poder decisório ou informações importantes para compartilhar foram convidadas. Reuniões com muitos participantes tendem a ser caóticas, com discussões infindáveis e diversas pessoas isoladas, que passam a maior parte do tempo todo mudas – seja porque não têm envolvimento direto com o assunto ou porque não detêm poder de decisão e, consequentemente, não precisariam estar ali. Convidá-las implica apenas em perda de tempo.
Muitas empresas não calculam o custo financeiro de reuniões improdutivas, ou fazem-no de maneira simplista: “só perdemos 1h”. Na verdade, esse desperdício de recursos pode ser calculado: uma reunião improdutiva de 1 hora custa a soma do salário-hora de cada participante. Dependendo da equipe convocada, esse valor pode facilmente atingir a marca de milhares de reais. Então pense nele multiplicado pela quantidade de encontros improdutivos: é dinheiro desperdiçado. Mais ainda: essas reuniões provocam efeitos colaterais, estes mais difíceis de serem calculados, relacionados a perda de produtividade e de motivação.
Considere, no entanto, que as pessoas que não vão contribuir diretamente para as decisões que serão tomadas, mas precisam dessa informação, podem ser incluídas, posteriormente, na lista de distribuição da ata. Outra possibilidade: definir representantes de áreas de negócio que possam participar e, depois, compartilhar as decisões tomadas de forma mais objetiva com o restante de suas equipes. Assim, é possível acertar a quantidade de pessoas presentes.
04. Organize os assuntos e alinhe expectativas
Ao iniciar uma reunião, apresente a sequência dos tópicos que serão tratados e o tempo reservado para cada um desses blocos. Isso permite que as pessoas se programem e acompanhem o andamento, sintetizando ou explorando mais detalhes, conforme o caso e o tempo restante.
Aqui, tenha em mente que as pessoas possuem perfis de comunicação diferentes: algumas são mais objetivas e diretas, ao passo que outras se sentem mais confortáveis esmiuçando detalhes e informações mais aprofundadas. Se o encontro é com pessoas que você já conhece, considere esse detalhe no planejamento da pauta; caso não as conheça de antemão, reserve um espaço a mais para que todos os perfis possam, de alguma forma, encontrar espaço de participação. (Conheça mais sobre este tema aqui.)
05. Respeite o tempo agendado
Reuniões devem começar e terminar no horário programado. Nada de esperar fulano ou sicrano, que está atrasado; muito menos recapitular aos menos pontuais o que foi discutido durante sua ausência. As pessoas devem entender que a efetividade de uma reunião é um resultado atingido em grupo e que, justamente por isso, depende da colaboração de todos.
Tão importante quanto começar no horário é terminar no horário: muitas pessoas planejam seu dia de forma a otimizar o tempo de trabalho. Assim, “prendê-las” além do previsto pode fazer com que suas agendas posteriores sejam desestruturadas, gerando estresse, frustração.
Ademais, atente-se para reuniões consecutivas. Minha recomendação é que você não agende nem participe de duas ou mais em sequência. Afinal de contas, após uma reunião geralmente é necessário um tempo para organizar linhas de raciocínio, concatenar novas informações recebidas e se planejar sobre as tarefas que eventualmente nos foram incumbidas. Ao sair de uma reunião direto para outra, isso significa que esse exercício reflexivo, importante para que o cérebro monte os próximos passos, se acumulará, possivelmente fazendo com que algumas informações – caso você não tenha tomado nota de tudo o que era importante – sejam perdidas nesse intervalo.
Se isso for inevitável, por conta de dificuldade de agenda ou algo parecido, organize as reuniões para que haja um intervalo mínimo entre elas. Recomendação: o tempo padrão de uma reunião deve ser um intervalo de 50 minutos, em vez de 1h cheia. Assim, você terá alguns minutos para entrar na seguinte, começando-a pontualmente.
06. Presença plena
Conforme comentamos em um artigo anterior, sobre produtividade e gestão do tempo, multitasking é essencialmente um mito. O que as pessoas fazem chama-se alternância de tarefas. E esta é uma das práticas mais nocivas à produtividade. Sendo assim, não é possível participar ativamente de uma reunião, enquanto responde a e-mails no computador, conversa com alguém nos aplicativos de mensagem instantânea ou navega na internet.
07. Boa facilitação
Toda reunião requer a presença ativa de um(a) facilitador(a). Este não precisa ser exatamente a pessoa que agendou e organizou o evento, mas alguém que está ciente e confortável com a pauta e que terá a missão de manter a conversa fluindo dentro dos tópicos acordados previamente. Falaremos sobre isso em detalhes em um outro artigo, mas uma das principais habilidades de facilitação é o “jogo de cintura” para interromper as pessoas que estão trazendo assuntos tangenciais ou relacionados a outro contexto – e elas podem ser inclusive o(a) Presidente da empresa. Cabe também ao facilitador garantir que todos têm igual oportunidade de participar e compartilhar sua opinião / informações.
08. Defina um plano de ação
Toda reunião deve ser concluída com um plano de ação, isto é, uma lista de tarefas que representam os próximos passos a serem executados. Estas, por sua vez, precisam ter um responsável (owner) e um prazo de conclusão. Sem responsável, são grandes as chances de que ninguém efetivamente “pegue a tarefa para si” e ela continue pendente até a próxima reunião; sem prazos, as tarefas não poderão ser devidamente priorizadas na lista (backlog) de cada responsável.
O plano de ação deve ser acordado durante a reunião e com os responsáveis pelas tarefas, colhendo deles a concordância de que é possível realizá-las e, principalmente, dentro do prazo estipulado. Deixar esta etapa para depois pode fazer com que as tarefas sejam dessincronizadas do contexto global em que estão inseridas, prejudicando outras tarefas, áreas ou pessoas.
Este plano deve ser devidamente documentado e enviado para todos os participantes após o encontro. Busque a simplicidade e aproveite as opções de ferramentas eletrônicas e mapas mentais, para torná-lo colaborativo. É recomendável, também, repassá-lo rapidamente como última etapa da reunião, a fim de garantir que tudo foi entendido e acordado corretamente.
09. Item extra: atenção para a linguagem!
Tome cuidado com a linguagem: termos sarcásticos, ironia e comentários depreciativos sobre as ideias podem colocar toda a comunicação a perder, inibindo alguns participantes. Ademais, feedbacks de caráter pessoal devem ser reservados para um momento posterior, em que a conversa possa acontecer de maneira privada, evitando assim exposições desnecessárias.
Jargões, clichês e lugares-comuns também não favorecem a discussão, ao passo que termos em outros idiomas (branding, budget, forecast, pipeline etc.) podem não ser compreendidos por todos que, no entanto, talvez não se sintam confortáveis em perguntar seu significado e perder pontos importantes da conversa.
Da próxima vez
Reuniões podem ser produtivas e divertidas. É possível conduzi-las com bom humor e, especialmente, por meio de técnicas e ferramentas que estimulam a colaboração e o compartilhamento de informações (para dicas sobre este tema, acesse nosso blog – lá você encontrará diversas alternativas para aplicar com seu time).
Por fim, é importante que as pessoas possam oferecer feedback sobre a forma como uma reunião foi conduzida, principalmente se o grupo costuma se reunir com frequência, a fim de colocar em prática melhorias. Todos se sentirão gratos ao perceber seus comentários sendo transformados em ações para otimizar o tempo.
Saiba mais em:
BRYANT, Adam. (2017). How to run an effective meeting. Artigo escrito para New York Times, em 24 de abril.
Disponível em: https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-run-an-effective-meeting
GRADY, David. (2011). The conference call.
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=zbJAJEtNUX0.
GRADY, David. (2013). TED Talk: Como salvar o mundo (ou pelo menos a nós mesmos) demás reuniões.
Disponível em: https://bityli.com/2UPA6
MERCHANT, Nilofer. (2013). TED Talk: Got a meeting? Take a walk.
Disponível em: https://www.ted.com/talks/nilofer_merchant_got_a_meeting_take_a_walk
